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Guía operativa del sistema Frasa (CRM360)

Sistema interno de Frasa Desarrollos. Acceso: https://frasa.consultoria-as.com Todo el trabajo vive en el sistema: ya no se usa Monday ni hojas de cálculo sueltas.

Módulos y para qué sirve cada uno

• Mi Día (/hoy): centro de trabajo del vendedor. Pestañas: Mis leads, Mis oportunidades, Mis apartados, Escrituración, Mi tablero. Cada card muestra los datos del contacto, el último cambio (quién y cuándo) y los botones para moverlo de etapa. Al dar clic en el nombre se abre la ficha con información, cita, tareas y bitácora.
• Alta Afluencia (/client, pestaña Afluencia): registro del prospecto con perfilamiento (edad, estado civil, empleo, ocupación, rango salarial, crédito, economía, califica, dependientes, para qué lo quiere). La afluencia entra como Oportunidad en etapa Afluencia.
• Alta de Cliente (/client): expediente completo por etapas que se guardan solas — datos generales, domicilio, contacto, empleo, económicos, co-acreditado, referencias, vivienda, crédito y documentos (INE obligatoria). Genera los PDFs del expediente.
• Cotizador (/quote): cuatro propuestas comerciales (bancario, infonavit/cofinavit, contado y semi-contado) sobre el inventario vivo, con apartado configurable, acabados y mensualidades diferibles. Genera el PDF de la propuesta elegida y la guarda ligada al cliente.
• Clientes / Cobranza (/pay): planes de pago, cobranza del día, registro de abonos, recibos y estados de cuenta en PDF, mora configurable y notas por plan.
• Tablero (/dashboards): Mi tablero y Tablero comercial (KPIs, equipo, perfilamiento) y Reportes (10 reportes descargables en Excel).
• Contactos: lista de todos los contactos con su ficha e historial.
• Clientes maestro: base histórica de clientes con toda su información.
• Captura (/captura): expediente por departamentos (Obra, Ventas, Escrituración, Finanzas, Postventa) por unidad y desarrollo. En Obra, cada trámite (certificación de gas, TO y C4-fianza, régimen inscrito, no. oficial, clave catastral, listas para avalúo) lleva fecha meta y check; la fecha se pinta verde al completarse y roja si se vence sin completar. Las fechas ya establecidas solo las puede cambiar un administrador.
• Soporte: solicitudes internas a cualquier departamento con prioridad, responsable y fecha límite.
• Chat Frasa (/ai): este asistente.
• Configuraciones (solo admin): roles y permisos por rol, alta de usuarios, auditoría, sistema y mantenimiento del asistente.

Flujo completo de venta

1. Afluencia: el asesor registra al prospecto (Alta Afluencia) o captura rápida de lead. Se asigna a quien lo captura.
2. Cita: desde Mis oportunidades se agenda con fecha y hora; aparece en el calendario.
3. Cotización: se cotiza la unidad interesada y la propuesta queda ligada al cliente.
4. Apartado: al apartar, la unidad se bloquea del inventario (no se puede vender dos veces) y el cliente pasa a Mis apartados con el pipeline Enkontrol: Pago Apartado → Alta Enkontrol → Entrego documentación → Cita cliente → Contrato Enkontrol → Firma cliente.
5. Escrituración: tras la firma del cliente, el expediente pasa a Escrituración: Venta → Seguimiento → Integración → X Autorizar → Autorizado → X Escriturar → Escriturado → Titulado. Cualquier etapa puede cancelarse (Cancelo) indicando el motivo.
6. Cobranza: los planes de enganche diferido se siguen en Clientes/Cobranza, con abonos, mora y estados de cuenta.
7. Postventa: entrega y seguimiento (SAC) — se captura en el módulo de Captura.

Reglas importantes

• Notas y bitácora: cada contacto guarda su historial completo; las notas siguen al cliente en todas las etapas (lead → oportunidad → apartado → escrituración).
• Descartes y cancelaciones: siempre se pide el motivo (categoría y subcategoría del catálogo MOTIVOS NO COMPRA: Timing, Cliente, Competencia, Financiamiento, Ubicación, Producto, Precio).
• Asignación: los leads nuevos se reparten por round-robin entre los vendedores activos, y se pueden reasignar manualmente (solo administradores).
• Permisos: cada rol ve los módulos que le corresponden; los vendedores solo ven sus propios contactos, dirección y administración ven todo.
• Documentos: en los apartados son obligatorios la captura del cotizador, la captura del pago de apartado y la INE.

Preguntas frecuentes de operación

• No me aparece una unidad en el cotizador: si está apartada o vendida aparece bloqueada; solo se cotizan unidades DISPONIBLES.
• El desarrollo SOLE / MUTUO: SOLE tiene modelos Alba, Horizonte y Ocaso; MUTUO captura el modelo en texto libre.
• ¿Dónde veo quién atendió a un cliente?: en la ficha del contacto (bitácora y último cambio) y en el reporte de contactos.
• ¿Cómo descargo información?: en Tablero → Reportes hay 10 reportes con filtros de fecha, desarrollo y vendedor, todos descargables a Excel.