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FRASA-CAS/docs/GUIA-FLUJO-COMPLETO.md

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Guía operativa — Flujo completo del ecosistema Frasa

Acceso: https://frasa.consultoria-as.com (HTTPS, funciona desde cualquier red) Contraseña inicial: Frasa2026 (cámbiala al primer ingreso, botón "Cambiar contraseña") Monday: workspace Frasa-CAS — todo lo que pasa en las apps queda reflejado ahí.

Esta guía describe el flujo operativo completo, área por área. Para el guion de demostración en vivo usa GUION-DEMO.md; para el detalle técnico de las automatizaciones, AUTOMATIZACIONES-MONDAY.md.

Mapa general del flujo

AFLUENCIA            CITA              COTIZACIÓN         APARTO / ALTA
─────────────        ──────────        ──────────────     ─────────────────────
/client o /hoy  →    /hoy (acción   →  /quote (4          →  /client (wizard por
captura + perfil     "Agenda cita")    propuestas + PDF)     pasos + documentos
     │                    │                  │                     │
     ▼                    ▼                  ▼                     ▼
Monday: Leads      Oportunidad:        Oportunidad:         Contacto CLIENTE +
(NUEVO, asignado   "Agendo Cita"       "Cotizador"          Apartado (pipeline)
por round-robin)                                                │
+ Oportunidad                                                   ▼
"Afluencia"                              COBRANZA → ESCRITURACIÓN → SAC
                                         /pay (planes,   Unidades: etapas
                                          recibos, mora)  Vendido→…→PostVenta

Regla de oro: cada persona se captura UNA sola vez. El sistema reconoce el teléfono y actualiza el mismo lead/oportunidad en cada etapa en vez de crear duplicados.

Prerrequisito para todos: vincular tu usuario de Monday

  1. Entra a la landing https://frasa.consultoria-as.com e inicia sesión abajo, en Configuración de cuenta.
  2. Elige tu usuario de Monday en el selector y guarda.

Sin ese paso las apps funcionan, pero "Mis leads", "Mis actividades" y las asignaciones automáticas no saben quién eres dentro de Monday.

1. Ventas (vendedores)

Apps: /hoy (Mi día) · /client (Alta Afluencia) · /quote (Cotizador)

1.1 Captura de afluencia (entrada al embudo)

Dos caminos de entrada, cada uno a su tablero:

  • Captura rápida en /hoy (lo mínimo: nombre, teléfono, origen, desarrollo) y la captura manual desde la UI de Monday → tablero Leads (Estado Nuevo; asignado a ti si capturas con sesión vinculada, si no al round-robin del equipo VENDEDORES).
  • Alta Afluencia en /client (captura completa del perfil) → tablero Oportunidades (Estado Afluencia, misma regla de asignación).
  • Alta Afluencia en /client — captura completa del perfil:
    • Nombre y teléfono (los únicos obligatorios), correo.
    • Desarrollo de interés → al elegirlo, "Departamento o casa de interés" se habilita con los modelos de ese desarrollo (ej. DIAGONAL → 1R, 2RA…).
    • Medio de contacto, ¿cómo se enteró?, edad, estado civil, tipo de empleo, ocupación, rango salarial, crédito, tipo de economía, califica, "lo quiere para" y notas (los cuatro en negrita con catálogo fijo; el resto texto libre).
    • Si el teléfono ya existe, el sistema avisa y no duplica.

Todo esto aterriza en columnas del tablero Oportunidades y alimenta las gráficas de perfilamiento de /dash. (El tablero Leads queda como archivo histórico: el alta de clientes puede buscar en ambos.)

1.2 Tu panel diario (/hoy)

  • KPIs: leads asignados, actividades de hoy, apartados por vencer, leads nuevos de la semana.
  • Mis actividades: agenda del día (la generan las automatizaciones).
  • Mis leads: leads asignados con acciones de un toque:
    • Contactado / Intento → actualiza el estado en Monday.
    • Agenda cita (+ fecha) → la oportunidad pasa sola a Agendo Cita.
    • Descartar (motivo + comentario) → la oportunidad pasa a Perdido y el motivo se acumula en el catálogo Motivos No Compra.
  • Mis capturas de afluencia: historial de los leads que TÚ diste de alta, con su estado actual (aunque el round-robin los haya asignado a otro).
  • Mis clientes: los clientes cuyo alta iniciaste — chip En captura si el wizard va a medias, Cliente cuando se completó.

1.3 Cotización (/quote)

  1. Selecciona desarrollo (con disponibilidad) y unidad.
  2. Ajusta acabados, descuento y apartado (mínimo $20,000, puede ser mayor).
  3. El sistema calcula las 4 propuestas (bancario, Infonavit/cofinavit, contado, semi-contado) con las fórmulas del Excel de cada desarrollo y las muestra en el comparador lado a lado.
  4. Captura nombre y teléfono del cliente — si usas el mismo teléfono del lead, su oportunidad se actualiza (unidad, precios, etapa Cotizador) en vez de duplicarse.
  5. Genera el PDF (con vigencia y QR) y entégalo.

1.4 Conversión a cliente

  • En el momento: tras registrar la afluencia, botón "Pasar a Alta de Cliente" (wizard prellenado).
  • Después: /client → "Alta de Cliente" → busca el lead por nombre o teléfono y arranca prellenado.
  • El alta la termina ventas o administración según el proceso (ver sección 3).

2. Coordinación de ventas

Apps: /hoy (vista de equipo) · /dash · Monday

  • Round-robin automático: cada lead nuevo se asigna solo y en orden.
  • Escalamiento: lead sin contactar en 48 h se escala al coordinador; lead inactivo 10 días genera recordatorio (cron diario 9 am).
  • Tablero Actividades (Monday): agenda generada sola ("Contactar a…").
  • Tablero Oportunidades: embudo completo por etapa, filtrable por desarrollo.
  • /hoy con rol coordinador/admin: sección Equipo — leads por vendedor, nuevos de la semana y nuevos sin asignar.
  • Motivos No Compra: causas de caída acumuladas para análisis.

3. Administración (alta de clientes)

App: /client → "Alta de Cliente" (wizard por etapas)

El wizard guarda y sincroniza con Monday en cada paso — se puede cerrar y retomar otro día sobre el mismo contacto:

  1. Paso 1 (datos generales): al avanzar, el Contacto se crea en Monday como PROSPECTO. Validación de CURP y datos cruzados.
  2. Pasos siguientes: domicilio, empleo, económicos, co-acreditado (condicional), referencias, vivienda/crédito. Cada avance actualiza las columnas del Contacto.
  3. Documentos: carga con vista previa, OCR y checklist del expediente.
  4. Firma: digital en pantalla o liga remota para que el cliente firme desde su celular.
  5. Generar: el Contacto pasa a CLIENTE, se crea el item en el tablero Apartado (pipeline Enkontrol, etapa Pago Apartado), los checkboxes de documentos se prenden solos y la oportunidad pasa a Aparto.

4. Cobranza

App: /pay

  • Planes de pago (enganche diferido): al corriente, parcial, vencido con mora configurable. Filtros por estado y vista "Cobranza del día".
  • Registrar abono: baja el saldo y recalcula la mora al momento.
  • Recibo de pago en PDF por abono y notas por plan.
  • Automatizaciones (cron diario 9:30 am): actividades de recordatorio por pagos próximos a vencer y vencidos (visibles en Monday y en /hoy).
  • Al liquidar el plan, el Apartado en Monday pasa solo a X Escriturar.
  • Tablero Saldos a Favor (Monday): devoluciones pendientes con monto y estado.

5. Escrituración

Monday: tableros Apartado y Unidades

  • Apartado sigue el pipeline Enkontrol (Pago Apartado → Alta Enkontrol → Integración → … → Firma Cliente); los checkboxes CURP/RFC/Comprobante se prenden solos cuando administración sube documentos desde la app.
  • Unidades, columna Etapa — las 10 etapas oficiales: Apartado → Reserva → Vendido → Integración → En Análisis → Autorizado → Notaría → Escriturado → Entrega → PostVenta.
    • Vendido = traspaso de Ventas a Escrituración: se genera sola la actividad "lista para Escrituración".
    • Escriturado = traspaso a SAC: se genera la actividad "pasa a SAC".
  • Checklist documental por unidad: Cert. Gas, TO / C4, Régimen inscrito, Lista avalúo, Clave catastral, No. oficial.
  • Venc. autorización: fecha límite del crédito; con la receta nativa de Monday (documentada en AUTOMATIZACIONES-MONDAY.md) avisa 7 días antes.

6. SAC (entrega y postventa)

  • Recibe el traspaso automático cuando la unidad llega a Escriturado.
  • Etapas Entrega y PostVenta cierran el ciclo de vida en el tablero Unidades; todo el historial queda en el item.
  • Carpeta Postventa en Monday: tablero Comunicación para el seguimiento con el cliente ya entregado.

7. Dirección General y Obra

App: /dash · Monday: Unidades, Flujo Escrituras, Saldos a Favor

/dash (tableros):

  • KPIs: leads, oportunidades activas, unidades disponibles, cartera vencida.
  • Funnel comercial: Leads → Oportunidades → Aparto o más → Ganado.
  • Unidades por desarrollo/estatus y por etapa del pipeline.
  • Cobranza: al corriente vs. vencido, monto vencido.
  • Perfilamiento de la afluencia (11 gráficas): estado civil, rango salarial (rangos MXN/USD), edad, tipo de empleo, tipo de economía, califica, crédito, desarrollo, modelo de interés, medio de contacto y "lo quiere para". Se alimenta sola de cada afluencia capturada; ya incluye el historial de agosto (98 registros importados).

Monday:

  • Unidades (vista obra): % Avance, Contratista, Fecha entrega obra, Meses atraso. Filtro "Meses atraso > 0" = lista de riesgo.
  • Flujo Escrituras: escrituras e ingreso cobrado por proyecto y semana (mayo–agosto 2026).
  • Saldos a Favor: devoluciones por entregar.

8. Agente IA (todas las áreas)

App: /ai (también enlazado desde la landing)

Chat interno que responde con los documentos cargados de Frasa y cita fuentes: precios y modelos por desarrollo, reglas de negocio (apartado mínimo, vigencias), requisitos de crédito y checklist de expediente. Puede cotizar una unidad con datos en vivo de Monday ("Cotiza la unidad U-103").

Anexos

Qué pasa en Monday en cada momento (resumen)

Momento Dónde se ve en Monday
Captura de afluencia Oportunidades (Afluencia, asignado al capturista o por round-robin)
Se agenda cita Oportunidad → Agendo Cita
Se cotiza Oportunidad → Cotizador (con unidad y precios)
Alta iniciada Contactos (PROSPECTO), columnas llenándose por paso
Alta completada Contactos (CLIENTE) + Apartado (Pago Apartado)
Descarte Oportunidad → Perdido + Motivos No Compra
Abono / liquidación Cobranza local en /pay; al liquidar, Apartado → X Escriturar
Unidad vendida Unidades.Etapa → Vendido (+ actividad de traspaso)
Escrituración Unidades.Etapa → …→ Escriturado (+ actividad a SAC)
Entrega Unidades.Etapa → Entrega / PostVenta

Notas y pendientes conocidos

  • El historial de agosto vive en Oportunidades (migrado desde Leads con su fecha original y perfil completo; los vendedores de esa época quedaron anotados en Comentarios). El tablero Leads quedó como archivo.
  • WhatsApp / WA CRM es fase futura (falta la cuenta de Meta Business).
  • SOLÉ y MUTUO no tienen inventario en el sistema (sus cotizaciones siguen en Excel); el historial de SOLÉ sí está en Leads.
  • Recomendado: activar Cloudflare Access (código por correo) como segunda capa; las ligas públicas de firma deben quedar fuera de esa política.
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