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Art4Hotel Hub — Estructura, Hosting y Valor del Sistema

Documento para explicar el sistema a socios, inversionistas o proveedores. Cifras en MXN con referencia USD (tipo de cambio ~$17.5). Estimaciones 2026.

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1. Qué es

Un ERP a la medida (sistema de gestión integral) para Art4Hotel. Centraliza en una sola plataforma todo el ciclo del negocio: cotización → producción → bodega → entrega → cobranza, más un catálogo digital y un sitio web público que captura clientes.

Hecho específicamente para el flujo de bolsas/accesorios personalizados — no es un software genérico adaptado, sino uno que "entiende" qué es una bolsa con bordado para un hotel.

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2. Arquitectura técnica

┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│  USUARIOS (Clod, Sandra, Andre, Tess)                     │
│  Navegador / Celular — acceso privado por VPN             │
└───────────────────────┬──────────────────────────────────┘
                        │  Internet privado (Tailscale VPN)
                        ▼
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│  SERVIDOR (1 máquina pequeña)                             │
│  ┌────────────┐  ┌──────────────┐  ┌──────────────────┐  │
│  │ App Python │  │ Base de datos │  │ Archivos/fotos   │  │
│  │ (servidor  │→ │ SQLite        │  │ (facturas, fotos │  │
│  │  web)       │  │ (1 archivo)   │  │  de producto)    │  │
│  └────────────┘  └──────────────┘  └──────────────────┘  │
│            ↓ respaldo automático diario (30 días)          │
└───────────────────────┬──────────────────────────────────┘
                        │  script de sincronización (1 vez/cambio)
                        ▼
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│  SITIO WEB PÚBLICO — art4hotel.com (gratis, GitHub)       │
│  Catálogo + formulario de cotización → llega al correo    │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘

Características técnicas clave:

• Stack minimalista: Python + SQLite + JavaScript. Cero dependencias externas, cero licencias.
• Todo el sistema (programa + datos) pesa menos de 1 MB de código — cabe en una USB.
• Privado: solo accesible por VPN, no expuesto a internet. La web pública es una capa separada de solo lectura.
• Respaldos automáticos diarios.

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3. Dónde vive el sistema — opciones de hosting y costo

Opción A — Servidor propio (lo que usamos hoy) ✅

Una máquina pequeña en la oficina/casa. Inversión única, sin renta mensual.

Equipo	Costo aprox. (MXN)	Notas
Mini PC (Intel N100, 16GB, SSD 500GB)	$3,500 – $5,000	Recomendado. Silencioso, bajo consumo
Raspberry Pi 5 (8GB) + kit	~$3,000	Alternativa económica
Reusar una PC vieja	$0	Funciona perfecto, el sistema es ligero
No-break / UPS (600VA)	$800 – $1,500	Protege ante apagones
Total inversión única	~$4,000 – $6,500	+ ~$50/mes de electricidad

Pros: pagas una vez, control total, datos en tu poder. Contras: depende de tu internet/luz local (mitigado con VPN + UPS).

Opción B — Nube (servidor rentado / VPS)

Un servidor virtual en la nube. Renta mensual, cero equipo.

Proveedor	Plan	Costo/mes (MXN)
Hetzner	2 CPU / 4GB RAM	~$90 (€4.5)
DigitalOcean	Básico	~$110 ($6 USD)
Vultr / Linode	Similar	~$100 – $150
Total		~$100 – $150/mes (~$1,200 – $1,800/año)

Pros: accesible desde cualquier lado sin VPN, sin depender de tu luz/internet, respaldos del proveedor. Contras: renta perpetua, datos en servidor externo.

Opción C — Plataforma administrada (PaaS)

Railway / Render / Fly.io — despliegue sin administrar el servidor. ~$0 – $400/mes según uso. Innecesario para este tamaño; un VPS de $100/mes sobra.

Sitio web público

art4hotel.com vive en GitHub Pages = gratis (hosting + SSL incluidos). Solo se paga el dominio (~$200/año, ya se tiene en Wix).

Resumen hosting: hoy operamos con servidor propio (~$5,000 una vez). Migrar a nube costaría ~$100–150/mes. La web pública es gratis.

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4. Esquema funcional — qué incluye el sistema

ART4HOTEL HUB
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├── 🛠 OPERACIONES — kanban de producción
│     Pedidos por etapa · drag&drop · recoger de taller · bodega con/sin orden
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├── 💼 VENTAS (3 vistas)
│     📊 Dashboard: facturación, márgenes, comparativo mes/año, tiempos de ciclo, pricing
│     📋 Por OC: workflow de cobranza
│     📦 Por Entregas: panel "en vehículo" + histórico
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├── 👥 CLIENTES — CRM con historial, condiciones de pago, zonas
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├── 📝 PROPUESTAS — cotizador
│     Editor visual · convertir propuesta aceptada → Orden + Pedidos
│
├── 📚 CATÁLOGOS — generador de catálogo PDF imprimible
│     Builder de productos · precios manuales · términos comerciales
│     Storytelling: producto base + galería de personalizaciones
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├── 📦 PRODUCTOS — catálogo unificado (fuente única de verdad)
│     Identidad · personalizaciones por producto · operación/inventario
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├── 📁 ARCHIVOS — facturas, fotos, recibos con nombres inteligentes
│
├── 🌐 SITIO WEB (art4hotel.com)
│     Landing · catálogo dinámico · wizard de cotización → leads al correo
│     Sincronización automática desde el Hub
│
└── ❓ MANUAL integrado · 🛡 Respaldos automáticos

Funciones destacadas que normalmente cuestan extra en software comercial:

• Generador de catálogo PDF con tu marca
• Dashboard de analítica de ventas con comparativos
• Sitio web con captura de leads integrada
• Conversión automática cotización → producción
• Curaduría de qué productos/ejemplos se publican (con protección de cartera de clientes)

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5. Valor de desarrollo — cuánto costaría hacerlo desde cero

Si contrataras a un desarrollador o agencia para construir este sistema completo:

Tiempo estimado (1 desarrollador senior)

Fase	Tiempo
Levantamiento de requerimientos y diseño	1 – 2 semanas
Backend + base de datos + API	2 – 3 semanas
Frontend (la app, ~9,000 líneas)	6 – 10 semanas
Catálogo PDF + sitio web + sincronización	3 – 4 semanas
Pruebas, despliegue, documentación, manual	1 – 2 semanas
Total	~3.5 – 5 meses

Equivale a ~400 – 600 horas de desarrollo.

Costo según quién lo desarrolle

Perfil	Tarifa	Costo total del proyecto
Freelancer mid (México)	$350 – $550 MXN/hr	$150,000 – $330,000 MXN
Freelancer senior (México)	$600 – $1,000 MXN/hr	$250,000 – $500,000 MXN
Agencia de software (México)	proyecto fijo	$250,000 – $600,000 MXN
Internacional (USD)	$30 – $70 USD/hr	$12,000 – $35,000 USD

Rango realista para construirlo profesionalmente desde cero: ~$180,000 a $450,000 MXN (≈ $11,000 – $27,000 USD), en 3.5 – 5 meses.

Mantenimiento continuo (si lo hiciera un tercero)

• Retainer mensual de soporte/ajustes: $5,000 – $15,000 MXN/mes, o
• ~15 – 20% del costo de construcción al año.

Comparación con software de renta (SaaS)

Un sistema comercial comparable (Odoo, monday.com + integraciones, o un CRM+ERP a renta) costaría $3,000 – $12,000 MXN/mes según usuarios y módulos — y aun así no se adaptaría al flujo específico de personalización (talleres externos, bodega con/sin orden, catálogo con storytelling).

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6. Conclusión de valor

• Lo que tienes: un sistema a la medida valuado en $180k – $450k MXN de desarrollo, operando con ~$5,000 de equipo (o ~$100/mes en nube) y $0 de licencias.
• Sin costo recurrente de software (vs $3k–12k/mes de un SaaS = $36k–144k/año).
• Datos en tu poder, adaptado exactamente a cómo trabaja Art4Hotel.
• Escalable: para más usuarios/volumen, migrar a una base de datos más robusta (Postgres) y nube — trabajo estimado de días, no meses.

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Documento generado 2026-05-31. Las cifras de mercado son estimaciones y varían por proveedor y región.